Automatisointi, Digitalisaatio, Prosessit, Tietohallinto

Yrityksen keskeisin menestystekijä – ydinprosessi

Prosessi on sana, josta toiset tykkää ja toiset ei. Se tarkoittaa toimintoketjua, joka suoritetaan jonkin lopputuloksen saavuttamiseksi. Yleensä prosessi on tietoista ja suunniteltua tekemistä, mutta joskus se voi rakentua myös itsekseen. Silloin kun prosessi suunnitellaan, se tehdään niin, että prosessi tuottaa halutun lopputuloksen mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti. Prosesseja voidaan mitata ja niitä voidaan kehittää. Valitettavan monet yrittäjät eivät ymmärrä prosessien tärkeyttä oman liiketoimintansa kannalta ja siitä johtuen prosesseja ei kehitetä, vaikka tarve olisi ilmeinen.

Liiketoiminnan prosessit

Yrityksen liiketoimintaan liittyvät prosessit ohjaavat toiminnan tuottavuutta, laatua ja tehokkuutta. Yrityksen liikevaihto tulee yleensä asiakastapahtumista, sillä yritys on aina olemassa asiakkaitaan varten. Asiakkaat maksavat tuotteista tai palveluista sen mukaan, miten paljon ne tuottavat hyötyä tai suuria tunteita. Tuotteen tai palvelun tuottamista ja toimittamista asiakkaalle voidaan kutsua ydinprosessiksi, koska se on toimintoketju joka yritykselle tuo tuloa. Ydinprosessia voi olla avustamassa muita tukiprosesseja, joilla ydinprosessin toimintaa tuetaan tavalla tai toisella.

Kun kyseessä on ydinprosessi, siihen käytetään yrityksessä suhteessa eniten voimavaroja; aikaa, rahaa ja huomiota. Tai ainakin pitäisi käyttää. Tästä huolimatta monissa yrityksissä ydinprosessi on jostain syystä jäänyt tai jätetty oman onnensa nojaan. Toimitaan, kuten on ennenkin toimittu, kyllä se asiakas tuotteita ostaa aivan samalla tavalla tänään ja huomenna kuin eilenkin.

Kysymys kuuluukin, onko todella näin?

Asiakkaan ostokäyttäytyminen

Siinä vaiheessa, kun sitoutumaton asiakas tekee ostopäätöksen, hän menee Googleen ja etsii sieltä haluamansa tuotteen tai palvelun, vertailee hintoja ja tekee ostopäätöksen – huolimatta siitä, onko myyjä sama jolta viimeksikin tehtiin hankinta. Eilen oli eilen ja nyt on nyt. On aika siirtyä nykyaikaan!

Kun asiakas vertailee hintoja netissä, voi hinnan ohella ostokriteerejä olla toki muitakin. Koettu hyvä laatu, ystävällinen, asiantunteva ja nopea palvelu, nopea ja varma toimitus, mukava myyjä, jne. Nämä ovat kuitenkin yleensä toissijaisia ostokriteerejä.

Miten yritys voi vastata asiakkaan ostokriteeristöön?

Yksinkertainen vastaus: kehittämällä omaa kilpailukykyään edellä mainituilta osin, eli kehittämällä toimintaansa asiantuntevammaksi, joustavammaksi ja nopeammaksi sekä palvelujaan tai tuotteitaan edullisemmiksi ja laadukkaammiksi. Toisin sanoen kehittämällä tuotanto- ja palveluprosessejaan siten, että niiden lopputuloksena syntyy tuote tai palvelu nopeammin, laadukaampana, pienemmillä kustannuksilla, jne. Tärkeimpänä kehitettävänä prosessina on tietenkin keskeisin, eli liiketoiminnan ydinprosessi.

Miten prosesseja kehitetään?

Prosesseja voidaan kehittää kaytännössä kahdella tavalla; joko “virtaviivaistamalla” olemassa olevaa prosessia tai automatisoimalla se osittain tai kokonaan. Prosessin virtaviivaistaminen tarkoittaa sitä, että piirretään prosessin eri vaiheet vaikkapa paperille, mietitään, ovatko kaikki vaiheet tarpeellisia ja tehokkaita ja sen jälkeen korjataan prosessia tarpeen mukaan. Prosessin automatisointi puolestaan tarkoittaa sitä, että valjastetaan tietotekniikka ohjaamaan prosessin työnkulkua, ylläpitämään prosessin tuottamaa tai vaatimaa tietoa, tekemään prosessin manuaalisia työvaiheita automaattisesti, ohjaamaan logistiikkaa, jne.

Prosessin tehokas automatisointi varmistaa sen, että tietojärjestelmien käsittelemät tiedot pysyvät ajantasaisina ja ovat käytettävissä kaikissa prosessin tietoa vaativissa vaiheissa.

Ydinprosessia kehittämällä vaikutat yrityksesi koko toimintaan. Parannat tuotannon ja asiakastapahtumien nopeutta, karsit turhaa manuaalista työtä, alennat kustannuksia, tuotat parempaa laatua, vapautat resursseja ja näiden myötä parannat tulostasi, kilpailukykyäsi, työviihtyvyyttäsi ja kirsikkana kakun päällä; voit luoda itsellesi vaihtoehtoisesti enemmän vapaa-aikaa.

Yhteenvetona todettakoon, että prosessien – varsinkin ydinprosessien – kehittäminen yksiselitteisesti kannattaa AINA. Prosessin automatisointi tuottaa parasta tulosta, mutta myös prosessien viilaaminen parantaa varmasti tulosta.

Jos tarvitset apua prosesseissasi, ota rohkeasti yhteyttä. Sinun ei tarvitse olla prosessiasiantuntija, vaan voimme kartoittaa prosesseihin liittyvät tarpeesi yhdessä.

Vastaa